METODE PENCATATAN DANA KAS KECIL

Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

1.    Imprest System

Operasional dana kas kecil, yang sering kali disebut sistem imprest, mencakup tiga tahap yaitu:

A. Membentuk Dana

       Dua tahap pokok dalam membentuk dana kas kecil adalah:

1.      menunjuk petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas dana

2.      menentukan jumlah dana yang diperlukan

Umumnya, jumlah yang diperkirakan untuk menutup pengeluaran yang diantisipasi adalah jumlah untuk periode 3-4 minggu ke depan. Untuk membentuk dana, utang cek ke penjaga (kustodian) kas kecil diterbitkan sebesar jumlah yang ditentukan tersebut. Contoh: jika Laird Company memutuskan untuk membentuk dana sebesar $ 100 pada tanggal 1 Februari, ayat jurnalnya:

Kustodian mencairkan cek dan menyimpan hasilnya pada kotak atau tempat kecil kas kecil yang terkunci. Sebagian besar dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap. Tidak ada ayat jurnal tambahan yang dibuat untuk akun Kas Kecil selama manajemen tidak mengubah jumlah dana yang dikehendaki. Contoh: Jika Laird Company memutuskan pada tanggal 1 Juni untuk menaikkan jumlah dana menjadi $ 250 maka

B. Melakukan Pembayaran Dari Dana

Penjaga (kustodian) dana kas kecil memiliki wewenang untuk melakukan pembayaran dari dana kas sesuai dengan kebijakan manajemen. Umumnya, manajemen membatasi besarnya pembelanjaan yang dilakukan. Juga, mungkin tidak diizinkan menggunakan dana tersebut untuk transaksi tertentu (seperti memberikan pinjaman jangka pendek kepada karyawan). Setiap pembayaran dari dana harus didokumentasikan pada tanda terima kas kecil yang telah diberi penomoran sebelumnya (atau Voucher kas kecil). Tanda tangan kustodian dan pihak penerima pembayaran diperlukan pada tanda terima tersebut. Jika dokumen pendukung lainnya seperti tagihan biaya angkut atau faktur tersedia, maka harus dilampirkan juga pada tanda terima kas kecil.

Tanda terima disimpan di kotak kas kecil hingga dana nyaris habis dan perlu diisi ulang. Jumlah pada tanda terima kas kecil dan uang di dana seharusnya sama dengan jumlah yang dibentuk setiap waktu. Perhitungan dadakan dapat dilakukan kapan saja dengan pihak yang tidak terkait, seperti auditor internal, untuk menentukan bahwa apakah dana yang dijaga masih tetap utuh.

Tidak ada pencatatan akuntansi saat dilakukan pembayaran dari kas kecil. Hal ini dianggap tidak diperlu. Sebagai gantinya, pengaruh akuntansi atas setiap pembayaran diakui ketika dana diisi ulang.  

C. Mengisi Ulang Dana

       Ketika uang pada kas kecil mencapai tingkat minimum, dana diisi ulang. Permintaan penggantian uang (reimbursement) diusulkan oleh penjaga (kustodian) kas kecil. Pihak ini menyiapkan skedul (atau ringkasan) pembayaran-pembayaran yang telah dilakukan dan memberikan skedul tersebut, disertai dengan tanda terima kas kecil dan dokumentasi lainnya ke bagian bendahara. Tanda terima dan dokumen pendukung dipelajari oleh bagian bendahara untuk diverifikasi bahwa telah dilakukan pembayaran yang memadai dari dana tersebut. Bagian bendahara kemudian menyetujui permohonan itu dan sebuah cek disiapkan untuk mengisi ulang dana dengan jumlah yang sama besar saat dana dibentuk. Pada saat yang sama, dokumen pendukung diberi stempel (dicap) “lunas” sehingga tidak dapat dilampirkan lagi untuk permohonan pembayaran.

       Sebagai contoh, asumsikan tanggal 15 Maret penjaga (kustodian) kas kecil meminta cek sebesar $ 87. Dana terdiri atas uang tunai $ 13 dan terima kas kecil untuk benda pos $ 44, biaya angkut $ 38, dan beban lain-lain $ 5. Ayat jurnal umum yang diperlukan adalah:

Perhatikan bahwa akun Kas Kecil tidak dipengaruhi oleh ayat reimbursement. Pengisian ulang mengubah komposisi penggunaan tanda terima kas kecil dengan kas. Hal ini tidak mengubah saldo dana.

       Mungkin juga diperlukan mengisi dana kas kecil dengan kelebihan dan kekurangan kas. Hal ini terjadi ketika kas ditambah tanda terima kasih pada kotak kas kecil tidak sama dengan jumlah kas kecil yang dibentuk pada dana kas kecil. Sebagai contoh, asumsikan pada contoh sebelumnya penjaga (kustodian) kas hanya memiliki uang tunai $ 12 ditambah tanda terima sebagaimana dituliskan diatas. Dengan demikian, permintaan reimbursement menjadi $ 88. Ayat jurnal yang diperlukan adalah:

       Jika kustodian memiliki uang tunai $ 14, permintaan reimbursement menjadi $ 86 dan Kelebihan dan kekurangan kas akan dikredit sebesar $ 1 (kelebihan). Saldo debit pada akun Kelebihan dan Kekurangan Kas dilaporkan pada Laporan Laba Rugi sebagai beban lain-lain. Saldo kredit pada akun Kelebihan dan Kekurangan Kas dilaporkan pada Laporan Laba Rugi sebagai pendapatan lain-lain. Kelebihan dan Kekurangan Kas ditutup pada Ikhtisar Laba Rugi di akhir tahun.

       Dana kas kecil seharusnya diisi ulang pada akhir periode akuntansi tanpa memerhatikan uang tunai yang masih ada di dana. Pengisian ulang pada saat ini diperlukan untuk mengetahui pengaruh pembayaran kas kecil pada laporan keuangan.

       Pengendalian internal atas dana kas kecil diperkuat dengan:

1.      memiliki supervisor untuk melakukan perhitungan mendadak atas dana untuk menjamin apakah voucher yang dibayar dan dana kas sama dengan jumlah di awal.

2.      Membatalkan atau menarik voucher yang sudah dibayar sehingga tidak bisa diajukan ulang atau diganti.

2.    Fluktuatif System

Sistem dana tidak tetap (Fluctuative System), merupakan sistem di mana besarnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran dan penerimaan atau penambahan kas kecil. Pada sistem ini, pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas kecil untuk setiap pengeluaran maupun penambahan dana kas kecil yang akan dijadikan dasar untuk diposting ke perkiraan-perkiraan buku besar.

Pencatatn sistem dana tidak tetap dalam jurnal nampak sebagai berikut.

No	Keterangan	Jurnal
1	Pada saat pembentukan dana kas kecil	Kas kecil                    xxx       -        Kas                        -       xxx
2	Pada saat pemegang kas kecil melakukan pembayaran biaya	Biaya-biaya                xxx       -        Kas Kecil               -       xxx
3	Pada saat menerima tambahan uang dari pemegang kas umum	Kas Kecil                    xxx       -        Kas                         -       xxx
4	Pada saat kas kecil diisi kembali	Kas Kecil                    xxx       -       Kas                       -         xxx

Berikut adalah perbedaan antara Imprest System dengan Fluktuatif System

Contoh:

Soal	Imprest System	Fluktuatif System
1 Jan PT ABC membentuk dana kas kecil Rp 500.000	1/1  Kas Kecil     500.000             Kas                   500.000	1/1 Kas Kecil   500.000           Kas                   500.000
7 Jan Pengeluaran untuk membeli ATK Rp 150.000	-	7/1 Biaya ATK  150.000           Kas                  150.000
15 Jan membayar ongkos taksi Rp. 50.000	-	15/1 Biaya Taksi   50.000           Kas                  50.000
25 Jan membeli konsumsi untuk lembur karyawan Rp 100.000	-	25/1 Biaya Konsumsi 100.000           Kas                 100.000
1 Feb pengisian kembali dana kas kecil	1/2 Biaya ATK         150.000     Biaya Taksi           50.000    Biaya Konsumsi   100.000                Kas             300.000	1/2 Kas Kecil       300.000           Kas                300.000